Teamarbeit in der Cloud

Es gibt zahlreiche Cloud-Lösungen. Die Corona-Pandemie hat einigen bekannten Anbietern gewaltige Umsatzsteigerungen beschert - die durch entsprechende Verträge langfristig gesichert werden.

Die plötzliche Panik vor einer Ansteckung, trieb viel Mitarbeiter ins Home-Office. Dies führte dann wiederum zum massiven Einsatz von Plattformen zur Online-Kollaboration. Mit einem gewaltigen Zeitdruck im Nacken greift man dann meistens zu den „bewährten“ Lösungen der ganz großen Anbieter die Ihre Pakete schon lange massiv bewerben.

Dass sich diese Team-Lösungen trotz der massiven Werbemassnahmen bislang nur zögerlich durchsetzen konnten, macht jetzt niemanden mehr stutzig. Für Kosten-/Nutzenrechnungen oder Sicherheitsbedenken ist sowieso kein Platz mehr in der wundervollen neuen Home-Office Welt. Da wir schon 2019 eine Cloud-Lösung für uns eingerichtet haben, möchten wir hier einmal unsere Beweggründe und die Entscheidungsfindung erläutern.

Wir hatten glücklicherweise genug Zeit, uns Gedanken zu machen und verschiedene Lösungen zu vergleichen

Auch uns hat es recht plötzlich getroffen und wir mussten einen Mitarbeiter vorsorglich ins Home-Office schicken (der Mitarbeiter erfreut sich bester Gesundheit). Da er eine tragende Rolle in einem größeren Projekt spielt, mussten wir die Zusammenarbeit irgendwie aufrecht erhalten. Er bearbeitet täglich mehrere Gigabyte an Daten, die zunächst von unseren Fotografen angeliefert, von ihm bearbeitet, von der Teamleiterin kontrolliert, an den Kunden weitergeleitet, wieder kontrolliert und dann (hoffentlich) freigegeben und wieder an uns übergeben werden. Wir erstellen dann den finalen Datensatz und stellen ihn dem Kunden zur Verfügung. Die grobe Beschreibung dieser Arbeitsabläufe lässt schon vermuten, dass da viel kommuniziert werden muss.
Man sieht aber auch schon, dass die anfallenden Aufgaben nicht mit einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation gelöst werden können. Und dass ein Team nicht immer nur aus den eigenen Mitarbeitern besteht.

Wir arbeiten schon länger mit unserer eigenen Cloud und hatten daher genügend Zeit, uns einige Lösungen anzusehen.
Bei der Auswahl der Plattform gab es ein paar Dinge, die die "bekannten" Lösungen von vornherein disqualifizieren:

1
die Lösung soll skalierbar sein ohne dass man dauernd was dazukaufen muss oder den Support in Anspruch nehmen muss
2
unsere Kunden sollen an der Lösung teilhaben können - Kosten sollen ihnen nicht entstehen
3
da wir auch viele Kundendaten handeln, wollen wir wissen, wo die Daten liegen - nämlich auf einem Server in einem deutschen Rechenzentrum ohne Zugriff eines internationalen Konzerns
4
wir wollen uns nicht ein Sammelsurium an Tools ins Haus holen - von StartUps die ständig weiterverkauft werden und irgendwann dann bei den amerikanischen Konzernen landen, bei denen alle landen
5
alles muss auf verschiedenen Plattformen laufen (und wir wollen auch hier nicht ständig wieder 5,-€ pro Nutzer und Monat für Lizenzen zahlen, nur damit man im Urlaub dreimal eine Textdatei bearbeiten kann)
6
wir möchten eine gute Zukunftsperspektive haben - Sonderlösungen kleiner Anbieter mit geringer Marktdurchdringung kommen für uns nicht in Frage
7
die Lösung muss technisch überzeugen und flexibel an unsere Bedürfnisse anzupassen sein
8
Sicherheit hat bei uns oberste Priorität
  • Auf Spielchen mit Lizenzen hat niemand Lust - also bitte keine Pakete mit 5 Nutzerlizenzen.
  • Wir möchten auch unsere Kunden einbinden können - also brauchen wir eine Zugriffsrechteverwaltung.
  • Wir arbeiten viel mit Bild- und Videodateien - wir benötigen also Unmengen an Speicherplatz und einen schnellen Server.
  • Ständige Telefonkonferenzen sorgen für Unruhe - Chat- oder Notizlösungen wären da hilfreich.
  • Ab und zu mal eine Videokonferenz wäre nicht schlecht.
  • Texte und Tabellen müssen von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, ohne dass man mit den zahlreichen Versionen durcheinander kommt.
  • Eine einfache Projektplanung ist immer hilfreich für die Abstimmung mit den Kollegen daheim und mit den Kunden.
  • Dann und wann müssten wir auch Texte und Tabellen gemeinsam bearbeiten können.
Nextcloud Files

Nextcloud Files

Nextcloud Files bietet universellen Dateizugriff auf Desktop, Smartphone und im Web. Finden Sie Dateien mit der leistungsstarken Suche, teilen Sie Ihre Gedanken in Kommentaren mit oder sperren Sie Dateien, bis Sie mit der Bearbeitung fertig sind.

Nextcloud Talk

Nextcloud Talk

Nextcloud Talk bietet lokale, private Audio- / Videokonferenzen und Text-Chat über Browser und mobile Schnittstellen mit integrierter Bildschirmfreigabe und SIP-Integration.

Nextcloud Groupware

Nextcloud Groupware

Nextcloud Groupware integriert Kalender, Kontakte, Mail und andere Produktivitätsfunktionen, mit denen Teams ihre Arbeit schneller und einfacher erledigen können.

 

Auf der Suche nach einer einfachen und sicheren Lösung für eine breite Palette von Problemen (s.o.), sind wir dann recht schnell auf die Nextcloud gestoßen. Bei unserem Anforderungsprofil blieben auch nicht viele Alternativen übrig. Besonders die Lizenzkosten bzw. die sich daraus ergebenden Beschränkungen bekannter Lösungen führten uns sehr schnell zur Nextcloud. Auch die Sicherheitsbedenken waren hier schnell ausgeräumt, da die Nextcloud ja in zunehmendem Maße auch von Regierungeorganisationen genutzt wird. Und Verschlüsselung der Daten auf dem Server sowie 2-Faktor Authentifizierung lassen sich hier ganz einfach aktivieren.

Wir nutzen die Nextcloud als gemeinsame Dateiablage intern, sowie natürlich auch zum Datenaustausch mit unseren Kunden. Wir können nun sehen, ob der Kollege gerade im Termin oder theoretisch anwesend ist . Wir führen ein gemeinsames Adressbuch und können uns gegenseitig zu Terminen einladen. Und wenn dem Kollegen auf dem Weg zum Kunden einfällt, dass er das neue Video nicht dabei hat, kopieren wir es einfach in die Cloud auf die er dann zugreifen kann - egal ob per Notebook, Smartphone, Tablet oder über einen PC beim Kunden.

Gerade in Zeiten wachsender Verunsicherung und sich schnell ändernder Rahmenbedingungen bietet uns die Cloud viele flexible Möglichkeiten. Wenn die Meetings ausfallen müssen, können wir schnell und sicher einen virtuellen Konferenzraum einrichten und die Projektplanung für die Kunden zugänglich in die Cloud auslagern. Alles mit wenig Aufwand, geringen Kosten und voller Kontrolle der Zugriffe.

Eine einfache Projektplanung ermöglicht uns eine Verteilung der Aufgaben und die Organisation von Freigabeprozessen. Kalender verwalten die Meilensteine und die Deadlines der Projekte.

Nextcloud ist eine freie Software für das Speichern von Daten (Filehosting) auf einem eigenen Server. Im Fokus der Entwicklung standen immer Sicherheit, Datenschutz und Unabhängigkeit. Im Gegensatz zu kommerziellen Speicherdiensten wie Dropbox oder OneDrive kann Nextcloud auf einem privaten Server oder Webspace installiert werden. Dadurch behält der Besitzer die vollständige Kontrolle über seine Daten und die Möglichkeiten für Datenmissbrauch werden reduziert.

Sie wissen, wo die Daten liegen und wer darauf Zugriff hat. Sensible Daten können verschlüsselt abgelegt werden. Und falls das Passwort irgendwie doch nicht so sicher war, kann dank 2-Faktor-Authentifizierung trotzdem nichts passieren.

Im April 2018 entschied sich die Bundesrepublik Deutschland, eine Bundescloud für 300.000 Menschen in den Ministerien und anderen Einrichtungen des Bundes mit der Nextcloud-Software aufzubauen. Im August 2019 wurde bekannt, dass die Behörden der drei EU-Staaten Frankreich, Schweden und Niederlande zukünftig Nextcloud für den Dateiaustausch einsetzen werden. Allein das französische Innenministerium plant Nextcloud für 100.000 Mitarbeiter einzusetzen.

Rufen Sie einfach an! Wir teilen unsere Begeisterung gerne und übernehmen die notwendigen Einrichtungsarbeiten für Sie.

 

Benedikt Burhorst
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